Dans un premier temps, les documents détenus par la Ville sont, règle générale, publics. Il est donc possible de demander accès à un tel document. La consultation des documents peut se faire sur place, à l'hôtel de ville, durant les heures d'ouverture. Il faut cependant s'attendre à des délais pour que le document soit repéré. Pour cette raison, il est suggéré de prendre rendez-vous (514-694-4100, poste 3116 ou
ccourtemanche@ville.kirkland.qc.ca) avant de consulter un document sur place.
Une photocopie d'un document peut également être faite, moyennant le paiement des frais applicables.
Il est également possible de demander qu'un document soit envoyé, par courrier et même par courriel, en remplissant le formulaire en bas de page
Il y a lieu de noter que le droit d'accès n'est pas absolu et qu'une demande peut être refusée pour différents motifs. Le premier de ces motifs découle du deuxième volet de la loi précitée, soit la nécessité de protéger les renseignements personnel. Ainsi, pour consulter le dossier d'un employé ou les plans d'une maison, il est nécessaire d'obtenir au préalable le consentement de l'employé ou du propriétaire de la maison pour que la Ville acquiesce à donner accès aux documents en question. Lorsqu'une demande d'accès qui a été formulée par écrit est refusée, le demandeur peut choisir de s'adresser à la
Commission d'accès à l'information afin de demander la révision de la décision de la Ville.
FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACCÈS À UN DOCUMENT
Le formulaire ci-dessous est mis à la disposition des personnes qui désirent faire une demande à un organisme public afin d’accéder à un document administratif ou à des renseignements personnels. Les renseignements fournis à la section « Identification du demandeur » seront traités de façon confidentielle et communiqués exclusivement aux personnes autorisées à traiter votre demande.
Si vous avez de la difficulté à identifier le document recherché, ou si vous voulez obtenir des renseignements concernant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, communiquer avec le responsable de l’organisme à qui vous adressez la demande. Votre demande doit être suffisamment précise pour lui permettre de vous répondre. Ainsi, par exemple, vous pouvez mentionner le titre du document que vous recherchez, le nom de son auteur, ou alors le sujet traité. À la réception du formulaire ou de toute autre demande écrite, le responsable vous a cheminera un accusé de réception. Le délai de réponse fixé par la Loi est de 20 jours.
Les demandes d’accès à l’information sont gratuites, mais des frais de photocopies et de transmission des documents pourraient être exigés. Les responsables de chaque organisme vous donneront l’information pertinente à cet effet.