Politique de confidentialité

L’engagement de la ville

La Ville de Kirkland s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels par écrit, verbalement ou en ligne, via notre site Web ou une de nos applications mobiles, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite dans cette politique.

La présente politique en bref :

COMMENT :

Lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications mobiles ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier.

QUOI :

Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements d’achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services.

POURQUOI :

Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web et applications.

Qui d’autre est impliqué? Des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements, à fournir un service ou à communiquer avec vous ont aussi accès à certains renseignements.

OÙ :

Surtout au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l’extérieur du Québec.

VOS DROITS :

Vous pouvez demander l’accès ou la rectification de vos renseignements en nous écrivant.

VOTRE CONSENTEMENT :

Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut avoir une incidence sur les services offerts.

Qu’entend-on par « renseignement personnel »?

Un « renseignement personnel » est toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement — soit par le recours à cette seule information — ou indirectement — soit par combinaison avec d’autres informations.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :

• Remplissez l’un de nos formulaires en ligne;
• Naviguez sur notre site Web;
• Par écrit ou verbalement à l’un de nos points de service.

Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour vous offrir nos services municipaux. Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis de différentes façons dont par écrit, verbalement, ou en ligne. Ceci inclut également nos systèmes informatiques, par le biais de formulaires en ligne et grâce à l’interactivité établie entre vous et notre site Web. Nous utilisons aussi des fichiers témoins ou journaux pour réunir des informations vous concernant.

Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

1) Renseignements sur votre identité :

• Nom, Prénom;
• Adresse et Coordonnées postales;
• Adresse électronique;
• Numéro de téléphone ou de télécopieur;
• Tout autre renseignement personnel requis selon le cas (Date de naissance, NAS, Curriculum vitae, numéro de carte de crédit, etc.).

2) Renseignements d’utilisation du site Web :

• Fichiers témoins ou journaux de navigation;
• Correspondance ou commentaires en ligne;
• Système d’analyse de comportement utilisateur, etc.

3) Documents liés aux services municipaux en ligne :

En lien avec nos divers services municipaux en ligne, vos renseignements personnels sont collectés par le biais de divers systèmes informatiques et formulaires, à savoir :

• Requêtes en ligne;
• Formulaire de demande d’accès à l’information, de réclamation ou autres demandes de services;
• Formulaire d’inscription (Par exemple : Camp de jour, Système d’information en cas d’urgence, Services en ligne, Infolettre, etc.);
• Formulaire de services (Par exemple : Taxation, Compteurs d’eau, etc.);
• Formulaire d’abonnement et d’accès (Par exemple : Bibliothèque, etc.);
• Formulaire de demande de licences, certificat d’autorisation ou permis;
• Formulaire de demande de location;
• Formulaire de demande de bourses d’études;
• Formulaire de demande de soutien financier;
• Formulaire de demande d’emploi;
• Sondage, etc.

4) Pourquoi?

En lien avec nos divers services municipaux, nous utilisons les renseignements personnels collectés pour les finalités suivantes :

• Informations et offres de services;
• Contacts et correspondances;
• Inscriptions ou abonnements à des services et concours;
• Suivi, gestion et réponses aux requêtes, demandes, inscriptions, abonnements, licences, certificats d’autorisation, permis, locations, bourses d’études, soutiens financier, emplois, etc.;
• Sondages et statistiques;
• Gestion du site Web, amélioration des services, accueil personnalisé, etc.

Nous devons également parfois utiliser vos renseignements personnels pour :

• Respecter nos obligations légales;
• Prévenir les cybermenaces et les fraudes;
• Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes;
• Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres;
• Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d’enquêtes, etc.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs de services tiers pour nous aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s’engagent à respecter cette politique.

Où vos renseignements sont-ils hébergés?

Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers, principalement au Canada et aux États-Unis mais aussi ailleurs dans le monde.

Il est possible que vos renseignements personnels soient hébergés dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Dans ces cas, ces renseignements sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de la réglementation du pays en question.

Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Quand est-ce que cette politique ne s’applique pas?

Cette politique ne s’applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n’avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s’appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels sur ces sites Web.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler des différends et conclure des ententes avec des fournisseurs, le cas échéant.

Nous prenons des mesures raisonnables pour supprimer les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, lorsque vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements. À ce sujet, veuillez consulter la section « Quels sont vos droits? » ci-dessous.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Mesures

Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.

Nous avons un plan en cas d’incident impliquant des renseignements personnels. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.

Limitation des accès

Seul le personnel autorisé ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y ont accès. De plus, les comptes des employés et l’accès aux serveurs et applications sont soumis à des normes de sécurité à jour, incluant, entre autres, la double authentification.

Avertissement

Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter? » ci-dessous.

Quels sont vos droits?

Accès, rectification et suppression

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.

Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.

À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Retrait de votre consentement

Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, certains services nécessitent l’utilisation de vos renseignements personnels. En retirant votre consentement, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir ces services. Certains renseignements recueillis pourraient ne pas pouvoir être retirés selon la loi (Par exemple : Taxation, Facturation, Infraction, etc.).

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l’adresse indiquée à la section « Comment nous contacter? » ci-dessous. Veuillez noter que nous pouvons vous demander une pièce d’identité pour nous assurer qu’il s’agit bien de vous.

Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, consultez le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/lois-et-reglements/

Comment nous contacter?

Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)
Annie Riendeau
Greffière et directrice des affaires juridiques
Ville de Kirkland
17200 boulevard Hymus
Kirkland (Québec) H9J 3Y8
[email protected]

Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante : [email protected].

Notre Responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de répondre aux demandes d’accès ou de rectification d’information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l’égard de vos renseignements personnels.

Changerons-nous cette politique?

Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous publierons un avis de modification 15 jours avant l’entrée en vigueur des modifications. La nouvelle version de la politique, ainsi que l’avis de modification, seront mis sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour.

La présente politique entre en vigueur le 22 septembre 2023.